Office Manager

Die Weiterbildung im Überblick

Auf die verantwortungsvolle Position des Office Managers bereitet eine Weiterbildung vor. Diese können Berufserfahrene absolvieren, um sich weiterzuqualifizieren und in der Unternehmenshierarchie aufzusteigen. Die mehrmonatige Weiterbildung findet in der Regel berufsbegleitend als Teilzeit Lehrgang bei einem Bildungsanbieter vor Ort oder als Fernstudium statt. Absolventen können einen institutsinternen Abschluss oder teilweise ein IHK-Zertifikat erwerben.

Office Manager nehmen in der Unternehmensstruktur eine äußerst wichtige Position ein – sie leiten in der Regel das Büro in ihrem Unternehmen. Zu ihrem Aufgabenbereich zählt zum Beispiel, Termine zu koordinieren und vorzubereiten. Auch das Projektmanagement gehört oft zum Tätigkeitsbereich. Dadurch sind auch Vertragsverhandlungen, Budgetierung und die Rechnungslegung übliche Aufgaben. Office Manager bilden eine Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und den verschiedenen Fachbereichen. Deshalb haben sie Einblick in unterschiedliche Arbeitsbereiche.

Anbieter der Weiterbildung zum Office Manager

Die Weiterbildung zum Office Manager haben zahlreiche private Bildungsanbieter im Programm. Verschiedene Institute bieten sowohl Teilzeit und Vollzeit Lehrgänge als auch Fernlehrgänge an.

Die Lehrgänge laufen je nach Anbieter und Lernform unterschiedlich ab. Ein Fernstudium umfasst 6 bis 21 Monate. Ein Teilzeit Lehrgang mit Unterricht am Abend und Wochenende dauert etwa 5 Monate, Vollzeit Kurse etwa 2 Wochen.

Voraussetzungen

Die Weiterbildung zum Office Manager richtet sich vor allem an kaufmännische Angestellte und Berufserfahrene aus dem Bereich Sekretariat und Assistenz. Aber auch für Quereinsteiger eignen sich die Lehrgänge. Feste Voraussetzungen für die Teilnahme gibt es meist nicht. Einige Anbieter legen allerdings Wert auf gute MS Office Kenntnisse.

Persönlich sollten angehende Office Manager ein ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent besitzen. Zeit- und Selbstmanagement sind ebenfalls wichtige Eigenschaften. Im Beruf ist zudem Kommunikationsstärke gefragt.

Inhalte der Weiterbildung

Die Inhalte der Office Manager Weiterbildung variieren je nach Anbieter und setzen unterschiedliche Schwerpunkte. Bei einigen Lehrgängen geht es darum, die EDV-Kenntnisse zu verbessern und kaufmännische Grundlagen zu vermitteln. Andere Weiterbildungen setzen diese bereits voraus und lehren eher berufsübergreifende Kompetenzen und Managementfähigkeiten. Folgende Inhalte sind in der Regel Teil des Unterrichts:

• Betriebswirtschaft
• Personalwirtschaft
• Projektmanagement
• Veranstaltungsmanagement
• Verhandlungstechniken
• Präsentation und Kommunikation
• Personalführung
• Schriftliche Kommunikation und Textverarbeitung
• Informationstechnologien

Prüfung und Abschluss

Die meisten Lehrgänge enden mit einer schriftlichen institutsinternen Prüfung. Im Anschluss erhalten die Absolventen ein Teilnehmerzertifikat ihres Instituts. Bereitet die Weiterbildung auf die IHK-Prüfung zum Office Manager vor, findet der Abschlusstest bei einer Industrie- und Handelskammer statt. Zur IHK-Prüfung gehört neben dem schriftlichen Test außerdem eine Präsentation. Nach der erfolgreichen Prüfung bekommen die Absolventen ein IHK-Zertifikat verliehen. Dieses ist in der Wirtschaft besonders angesehen.

Berufsaussichten

Im Bereich Büroorganisation werden die Ansprüche immer komplexer. Eine zunehmende Internationalisierung und Professionalisierung erfordert geschultes Personal. Deshalb sind die Karrierechancen in diesem Tätigkeitsbereich generell gut.

Die konkreten Berufsaussichten nach der Weiterbildung hängen stark von der bisherigen Berufserfahrung und den Vorkenntnissen ab. Beste Voraussetzungen haben Absolventen, die bereits eine kaufmännische Ausbildung absolviert haben und im Bereich Sekretariat oder Assistenz der Geschäftsführung arbeiten. Sie können mit der Weiterbildung Führungsaufgaben übernehmen und ein mehrköpfiges Büro organisieren und leiten. International aufgestellte Unternehmen fordern von Office Managern häufig, dass sie mehrere Sprachen verhandlungssicher beherrschen.

Gehalt

Im Durchschnitt liegt der Verdienst bei 2.800 € brutto monatlich. Im Vergleich zu den Zugangsberufen verdienen Office Manager damit ein deutlich attraktiveres Gehalt, wie die Tabelle zeigt:

Zusammenfassung

Aus diesen Gründen bietet sich die Weiterbildung an:

• Absolventen können verantwortungsvollere und leitende Aufgaben übernehmen.
• Im Vergleich zu anderen Berufen innerhalb der Büroabteilung verdienen Office Manager ein sehr attraktives Gehalt.
• Auch Quereinsteigern ermöglicht es die Weiterbildung, sich weiterzuqualifizieren.
• Als kürzere Weiterbildung mit weniger strengen Aufnahmekriterien kommt der Lehrgang auch als Alternative zum Fachwirt infrage.